Z wnioskiem o przyznanie odznaki osobie fizycznej lub osobie prawnej mogą wystąpić między innymi: posłowie lub senatorowie, wojewodowie, jednostki samorządu terytorialnego, dyrektorzy samorządowych instytucji kultury, organizacje społeczne, stowarzyszenia i fundacje działające w sferze kultury.
Szczegółowe informacje, w tym: jakie dane powinny znaleźć się we wniosku, znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Kultury z dnia 4 sierpnia 2005 r. w sprawie nadawania odznaki honorowej „Zasłużony dla Kultury Polskiej”, Dz.U. z 2005 r. Nr 159, poz. 1334.
Odznaka ma kształt stylizowanej i złoconej, ciemnoczerwonej rozety. W środku rozety, na okrągłej, biało emaliowanej tarczy, jest umieszczony stylizowany, złocony monogram "RP", w otoku zaś tarczy, na srebrzonym tle, napis "ZASŁUŻONY DLA KULTURY POLSKIEJ". Odwrotna strona rozety jest gładka i złocona. Rozeta jest zawieszona na prostokątnej, pionowej klamrze. W górnej części klamry jest umieszczony srebrzony orzeł stylizowany. W dolnej części klamry, pod orłem, są umieszczone pionowe, jednakowej szerokości emaliowane paski, biały i czerwony. Odznaka jest wykonana z tombaku.
Osobom wyróżniającym się w dziedzinie twórczości artystycznej, działalności kulturalnej lub ochronie kultury i dziedzictwa narodowego Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego nadaje złoty, srebrny lub brązowy Medal „Zasłużony Kulturze Gloria Artis”, zgodnie z zasadami określonymi w art. 7 Ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13, poz. 123 z późn. zmianami). Wzór wniosku o nadanie Medalu znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 20 lipca 2005 r. w sprawie nadawania Medalu „Zasłużony Kulturze Gloria Artis” (Dz. U. z 2005 r. Nr 149, poz. 1235),zmienionym Rozporządzeniem Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 23 stycznia 2006 r.(Dz.U. z 2006 r. Nr 21, poz. 158).