Rozporządzenie umożliwi archiwizowanie dokumentów elektronicznych, które coraz częściej posiadają znaczenie dowodowe lub historyczne. W celu ich zachowania i należytego przechowywania, wszystkie e-dokumenty świadczące o wykonywaniu działalności podmiotów (w tym m.in. organów jst i samorządowych jednostek organizacyjnych), powstające w nich lub napływające do nich, jeżeli odzwierciedlają przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, będą podlegać ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym (§ 2 ust. 1 rozporządzenia). System będzie stanowił dla dokumentów elektronicznych ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt .

E-dokumenty będą przechowywane w systemie teleinformatycznym przez 10 lat (w systemach tradycyjnych 25 lat). Potem będą przekazywane w wieczyste przechowanie do archiwów. W związku z tym każdy podmiot, który realizuje załatwianie spraw za pomocą e-dokumentów, będzie musiał opracować i wprowadzić odpowiednie procedury długotrwałego ich przechowywania, które zgodnie z rozporządzeniem „mają uwzględniać bieżący stan wiedzy i technologii, a także migracji dokumentów na nowe nośniki danych w przypadku zaistnienia takiej potrzeby”.

Rozporządzenie umożliwia więc zastępowanie w przyszłości części dokumentacji papierowej, dokumentacją elektroniczną, co ma „odciążyć” przepełnione archiwa wielu urzędów. Problem jednak w tym, że w przeciwieństwie do niewielkich kosztów przechowywania teczek z aktami, przechowywanie dokumentacji elektronicznej będzie wymagało stałych wydatków na utrzymanie i ciągłe unowocześnianie systemu teleinformatycznego.

Warto również zaznaczyć, że przepisy rozporządzenia nie wymuszają zastępowania dokumentami elektronicznymi dokumentów tradycyjnych przez każdy podmiot wytwarzający dokumentację, „stwarzają jedynie podstawy do tego, aby takie zastąpienie było możliwe” - czytamy w uzasadnieniu projektu rozporządzenia.

PAP Samorządowy